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VI. Verfahrensdurchführung – vor Öffnung der Angebote

Dem formalisierten Ablauf eines Vergabeverfahrens entspricht es, die Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers in Formblätter zu fassen.

Für die Durchführung von Vergabeverfahren im Land Bremen stehen für Bauleistungen wie Liefer- und Dienstleitungen Formulare zur Verfügung. Diese basieren auf den entsprechenden Vergabeformularen aus den Vergabehandbüchern des Bundes und sind um bremische Regelungen und Spezifika ergänzt worden.

Sowohl beim offenen Verfahren/bei öffentlicher Ausschreibung, als auch bei Verfahren mit vorangehendem Teilnahmewettbewerb erfolgt zunächst eine öffentliche Bekanntmachung. Die Bekanntmachung hat alle relevanten Daten des Auftraggebers, sowie Informationen über Art und Umfang der Leistungen zu enthalten.

a. EU-Verfahren

Für EU-Verfahren besteht darüber hinaus die Möglichkeit, eine Vorinformation über eine in gewisser Zeit beabsichtigte Beschaffung durchzuführen. Wird eine Vorinformation veröffentlicht, kann dies Einfluss auf die einzuhaltenden Fristen haben. Für die in ihr anzugebenden Informationen gelten geringere Anforderungen, als bei der Bekanntmachung.

Die Veröffentlichung von EU-Verfahren erfolgt in den vom EU-Gesetzgeber festgelegten Standardformularen und ist dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union elektronisch zu übermitteln. Hier werden die Bekanntmachungen dann auch veröffentlicht. Die Übermittlung der Daten zur Veröffentlichung auf der Vergabeplattform erfolgt bei Nutzung des Vergabemanagers automatisch.

b. Nationale Verfahren

Für nationale Verfahren erfolgt die öffentliche Bekanntmachung in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern und auf Internetportalen. Die Vergabeplattform für das Land Bremen ist vernetzt mit der Vergabeplattform für die gesamte Bundesrepublik. Die Übermittlung der Daten zur Veröffentlichung auf der Vergabeplattform erfolgt bei Nutzung des Vergabemanagers automatisch.

Die Kommunikation mit den Bewerbern/Bietern in EU-Verfahren erfolgt grundsätzlich elektronisch. Sie kann mündlich erfolgen, wenn sie nicht die Vergabeunterlagen, die Teilnahmeanträge, Interessensbestätigungen oder Angebote betrifft und der Inhalt der Kommunikation dokumentiert wird (§ 9 VgV, § 11EU VOB/A).

a. Änderungen durch den öffentlichen Auftraggeber

Änderungen durch den öffentlichen Auftraggeber: der öffentliche Auftraggeber kann die von ihm herausgegebenen Vergabeunterlagen grundsätzlich im Laufe des Vergabeverfahrens abändern, wenn hierfür ein Bedürfnis besteht. Er muss diese Änderungen jedoch deutlich kenntlich machen und in der Weise bekannt geben, wie er auch die ursprünglichen Vergabeunterlagen bekannt gegeben hat. Wesentlich ist, dass solche Änderungen allen an dem betreffenden Vergabeverfahren beteiligten Bietern gleichermaßen zugänglich gemacht werden. Außerdem ist soweit die Änderung der Vergabeunterlagen Einfluss auf die Erstellung der Angebotsunterlagen hat, eine Fristverlängerung für die Angebotsabgabe zu gewähren.
Geht eine Änderung so weit, dass die Änderung der Vergabeunterlagen dazu führen könnte, dass sich auch andere, bisher nicht am Verfahren beteiligte Unternehmen für die Vergabe interessieren könnten, ist das Vergabeverfahren mit einer erneuten Bekanntmachung erneut zu beginnen.

b. Änderungen durch den Bieter

Änderungen an der Vergabeunterlagen durch den Bieter sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes (§ 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A sowie VOB/A-EU, § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV, § 16 Abs. 3 d) VOL/A). Eine Änderung liegt bereits dann vor, wenn einzelne Positionen des Leistungsverzeichnisses im Angebot nicht berücksichtigt wurden. Dies gilt jedoch nur für Hauptangebote. Sogenannte Nebenangebote können von den Vergabeunterlagen abweichen, ohne diese unzulässig abzuändern. Ein Nebenangebot ist jedoch als solches deutlich zu kennzeichnen.